CONVENTION / CONTRAT– EXPOSANTS- FORUM EUROPEEN DES ARTS ET DES CULTURES 2018

CONVENTION / CONTRAT– EXPOSANTS- FORUM EUROPEEN DES ARTS ET DES CULTURES 2018 – Thème : « Erasme de Rotterdam, Prince des Humanistes et les artistes de son temps »

Salle festive et galerie des Tanzmatten – Sélestat - dates : 24, 25 et 26 août 2018

ENTRE LES SOUSSIGNES :                                                                         

1. M.Mme……………………………………………………………………………………………………………    Adresse…………………………………………………………………………………………………………

    Tél………………………………                          Mail……………………………………………..

    désigné comme L’EXPOSANT OU PARTICIPANT d’une part, et

2. M. Éric Lapp-Lauth, désigné comme l’Organisateur et Commissaire général d’exposition et l’association « Les amis de la Paix », co-organisatrice de l’évènement d’autre part.

IL A ETE CONVENU CE QUE SUIT :

Article 1^er : Objet de la convention

La présente convention a pour objet de déterminer les modalités de mise à disposition d'un espace culturel d’exposition - vente dans la salle ou sur le parvis des Tanzmatten à Sélestat, dans le cadre du Forum européen des Arts et des Cultures. Cet évènement s’adresse aux artistes, plasticiens, aux auteurs, aux professionnels du livre, éditeurs, auteurs, bouquinistes, brocanteurs,  aux entreprises, aux institutions et aux associations en rapport avec l’objet du Forum et celui de l’association.

Article 2 : Engagements & conditions :

• Les exposants souhaitant participer s’engagent à envoyer au plus tard 15 jours avant la manifestation par courrier ou par mail à l’adresse suivante  un dossier de candidature contenant : une brève présentation ou description du projet d’exposition, un bref C.V., leurs coordonnés et quatre photos des travaux ou ouvrages (ce dossier servira également à l’édition du catalogue).

Association «  Les amis de la paix »

5, place du Marché Vert

67600 Sélestat

Siret : 84278281700012

Représentée par son président :

Lapp-Lauth Éric

T. 0687302582

lapplauth@yahoo.com

• Les ORGANISATEURS s'engagent à mettre à la disposition de M. Mme :………………………………………………………………………………………………………………

Un espace d’exposition d'une dimension de ………………….(indiquez le nombre de mètres carrés souhaités.

Cet espace est mis à la disposition

Les 24, 25 et 26 août 2018

Ouverture au public le 24/08 à partir de 18h.

• le 24 août 2018 (inauguration- vernissage de 18h-21h), le 25 août (11h-24h) et 26 août (11h- 18h)   - La présence des exposants est souhaitée lors du vernissage.
• 2 jours de montage : les 23 août 2018 (10h - 20h) et 24 août 2018 (10h-16h) passage de la commission de sécurité entre 16h et 17h30 le 24 août 2018 avant l’inauguration.
• Démontage le 26 août 2018 de 18h à 23h30.

Le matériel d’installation et d’exposition est à fournir et à installer par les exposants avant 16h le 24/08/2018. Attention pas de prise électrique sur le stand.

Fourniture de grilles, tables ou structures d’accrochage sous conditions, nous consulter.

Article 3 : Engagements de L’Exposant

L'exposant s'engage à respecter scrupuleusement les conditions générales :

L'exposant s'engage à proposer un stand de qualité présentant des œuvres ou ouvrages ne portant pas atteinte aux bonnes mœurs et respectueuses du public.

L’exposant devra avoir en sa possession tout au long de ces journées son exemplaire de la présente convention afin de pouvoir justifier de sa présence en cas de contrôle.

L’exposant se chargera de fournir le matériel nécessaire à la bonne tenue de son stand.

Les exposants autorisent l’organisateur à utiliser leurs noms, raisons sociales, photographies, images ou publications à des fins promotionnelles 3 mois avant l’évènement et 3 mois après.

L'exposant s'engage à restituer cet espace en bon état et propre le 26/08 à 23h30 au plus tard.

Article 4 : Dispositions relatives à la sécurité

Interdiction formelle d’utilisation ou de présentation d’objets à caractère dangereux pour le public.

Durant le montage, les véhicules des exposants sont autorisés à stationner sur le parvis des Tanzmatten le 24/08 jusqu’à 16h30, en veillant à ne pas perturber la circulation et le bon déroulement du montage. Passé ce délai, ils ne pourront plus stationner sur le parvis. Les véhicules pourront être stationnés sur le parking visiteur  à proximité immédiate. Important : l’exposant s’engage à rester sur son emplacement en respectant les horaires d’ouverture du Forum. A partir de 18h le dimanche 26/08/2018 les exposants pourront à nouveau se garer sur le parvis pour le démontage en veillant à ne pas perturber le flux des visiteurs, du public, la circulation et le bon déroulement du démontage. Pour des raisons de sécurité et de respect du public,  interdiction formelle de démonter avant 18h. Merci d’avance.

En cas de stationnement interdit ou gênant de véhicules appartenant aux exposants, ces derniers seront passibles de contraventions de deuxième classe, conformément aux dispositions du Code de la Route.

Article 5 : Charte de l’exposant

Chaque exposant est tenu de respecter son programme d’exposition tel qu’il a été soumis au comité consultatif et validé par ce dernier au moment de la signature de la convention.

Lors de l’installation des stands d’exposition, l’organisateur se réserve le droit de refuser les œuvres non conformes aux bonnes mœurs ou n’ayant pas reçu un agrément préalable.

Chaque exposant s’engagera à ne pas surcharger le stand afin de le rendre esthétique,  lisible et avenant.

L’utilisation de tonnelles, de grilles, de panneaux d’exposition et de chevalets sont autorisée dans la salle, dans la galerie,           comme sur le parvis à condition de les fixer correctement au sol avec des systèmes adaptés, esthétiques et stables.

 Merci de prévoir des lests pour toutes les installations (tonnelles, parasols, tentes, chapiteaux,…) sur le parvis  à l’extérieur.

Rappel important : L’installation et l’accrochage devront être terminés au plus tard le 24/08 à 16h.

Article 6 : Dispositions financières et matérielles

1. Artistes peintres, sculpteurs, plasticiens, artisans d’art, galeries d’art :

La mise à disposition de l’espace et la possibilité pour l’exposant de présenter et de vendre ses œuvres sont consenties en contrepartie d’un paiement  en fonction de la taille de leur emplacement (cette contribution - participation inclus l’emplacement, les frais d’inscription, d’organisation, de régie, d’organisation et de communication et 100 cartons d’invitation pour le vernissage)  à l’ordre de l’association « Les amis de la Paix »

Aucune annulation de la part des exposants ne sera acceptée après le 31 juillet 2018.

Tarifs : 15 Euros TTC le mètre carré pour les 3 jours dans la salle des Tanzmatten

Surface demandée :……….. M2 X 15 Euros (9 m2 minimum)

Tarifs : 5 Euros TTC le mètre carré  pour les 3 jours sur le parvis (en extérieur) 

Surface demandée :……….. M2 X 5 Euros (9 m2 minimum)

Montant à payer : ……………Euros (à régler au moment de la signature du contrat).

2. Auteurs, écrivains, libraires, bouquinistes, éditeurs, marchands de livre ou cd, disques, photographes, éditions d’art, graveurs, brocanteurs… :

La mise à disposition de l’espace et la possibilité pour l’exposant d’exposer et de vendre sont consenties en contrepartie d’un paiement  en fonction de la taille de leur emplacement (cette contribution- participation inclus l’emplacement, les frais d’inscription, d’organisation, de régie, d’organisation et de communication et 100 cartons d’invitation pour le vernissage)  à l’ordre de l’association « Les amis de la Paix »

Aucune annulation de la part des exposants ne sera acceptée après le 31 juillet 2018.

Tarifs : 10 Euros TTC le mètre carré  pour les 3 jours dans la salle des Tanzmatten

Surface demandée :……….. M2 X 10 Euros (9 m2 minimum)

Tarifs : 3 Euros TTC le mètre carré pour les 3 jours sur le parvis (en extérieur) 

Surface demandée :……….. M2 X 3 Euros (9 m2 minimum)

Montant à payer : ……………Euros (à régler au moment de la signature du contrat).

3. Espaces entreprises et mécénat d’art…

La mise à disposition de l’espace et la possibilité pour l’entreprise ou fondation de présenter son activité et de commercialiser ses services sont consenties en contrepartie d’un paiement  en fonction de la taille de leur emplacement (cette contribution inclus l’emplacement, les frais d’inscription, d’organisation, de régie, d’organisation et de communication et 100 cartons d’invitation pour le vernissage)  à l’ordre de l’association « Les amis de la Paix ; Aucune annulation de la part des exposants ne sera acceptée après le 31 juillet 2018.

Tarifs : 20 Euros le mètre carré pour les 3 jours dans la salle des Tanzmatten

Surface demandée :……….. M2 X 20 Euros (9 m2 minimum)

Tarifs : 10 Euros le mètre carré pour les 3 jours sur le parvis (en extérieur) 

Surface demandée :……….. M2 X 10 Euros (9 m2 minimum)

Montant à payer : ……………Euros (à régler au moment de la signature du contrat).

4. Règlement : par chèque à l’ordre de « Association les amis de la paix »

Possibilité de payer sans frais en 2 fois : ½ à lors de l’inscription et le solde avant le 31/07/2018.

Article 7 : Précisions :

-Le Forum accueille également des galeries d’art, des institutions, des associations, des performances artistiques et des installations artistiques, des chanteurs et des groupes de musique sur la scène.            Prière de nous consulter pour les conditions particulières : 0687302582 ou lapplauth@yahoo.com

Gratuité des emplacements pour les artistes qui présentent une installation ou une performance artistique ; dossier artistique soumis à validation.

 -Afin de profiter de ces tarifs bas et préférentiels, tous les exposants et artistes s’engagent obligatoirement au sein de l’association « Les Amis de La Paix » et cotisent (cotisation annuelle d’un montant de 15 euros à l’ordre de l’association « Les Amis de la Paix »). Cette cotisation permet notamment de bénéficier d’une assurance responsabilité (MAIF) lors de l’évènement et de figurer dans le catalogue du Forum des arts et des cultures (page A4 PDF  pour chaque exposant).

Article 8 : Dispositions relatives aux assurances :

L’EXPOSANT s'engage à assurer les objets exposés en responsabilité civile et dommages aux biens.

La responsabilité de l’ORGANISATEUR ne saurait être engagée en cas de mévente, vol, incendie ou détérioration quelconque du matériel ou des œuvres exposées.

Article 9 : Date d'effet et durée de la convention

La présente convention est conclue à compter de sa signature par les deux parties pour les dates suivantes : 23, 24, 25 et 26 août 2018 (montage et démontage inclus).

Fait en deux exemplaires

à ………………………………….., le

Signature précédé de la mention « Lu et approuvé »

L’ORGANISATEUR                                                             L’EXPOSANT

Eric Lapp-Lauth

Pour toutes vos questions vous pouvez me joindre du lundi au samedi au 0687302582 ou vous pouvez aussi remplir votre dossier à la galerie La Paix à Sélestat (place du Marché Vert).

Nous vous souhaitons un excellent Forum européen  des Arts et des Cultures aux Tanzmatten !

 Bien à vous, amicalement.

Eric Lapp-Lauth